Comment optimiser le déroulement des réunions | MF-TG-01

Cet article s'inscrit dans la collection des micro-formations et ateliers. Un nouvel article le 2e mardi de chaque mois.

La thématique abordée ici est le travail de groupe et en particulier comment optimiser le déroulement des réunions.

Structure et résumé

Introduction

L'organisation, le déroulement et la profitabilité des réunions font face à de nombreux préjugés.

Objectifs de la séquence

Améliorer la profitabilité des réunions

Analyse

Commencer par analyser les pratiques, l'existant : participants, animateur(s)

Avant, pendant et après la réunion

La réunion est un processus en 3 phases.

Avant : anticiper / planifier / préparer

Pendant : animer et dynamiser, chercher l’efficacité avec les rôles, les règles et l'échange

Après : rédiger, synthétiser et communiquer

Points d'attention

  • Fixer objectif(s) clair(s)
  • Se concentrer sur les sujets importants
  • Vérifier la compréhension des options / décisions par l’ensemble du groupe
  • Assurer le suivi des actions en cours
  • Garder la maîtrise du temps et éviter les réunions fleuves de plusieurs heures
  • Gérer les discussions qui perdurent ou s’enveniment
  • Garder l’animation de la réunion (pas de participant – animateur)
  • Respecter le temps de parole
  • Traiter les participants avec les mêmes égards

Bénéfices

  • Créer de la motivation
  • Favoriser la participation
  • Gagner en efficacité
  • Déléguer et responsabiliser